У Німеччині існують законодавчі вимоги, які вимагають від компаній архівувати ділову кореспонденцію електронною поштою. Але архівування електронної пошти — це не просто дратівливий юридичний обов’язок.29 березня 2022 р
4 і § 147 AO регулюють це Усі електронні листи, які вважаються комерційними або діловими, повинні зберігатися протягом 6 років. Однак вимога до 10-річного зберігання поширюється на такий вміст повідомлень, як рахунки-фактури, бухгалтерські документи, річні фінансові звіти, баланси, звіти про управління та інші організаційні документи.
Електронні листи як транспортний засіб не потрібно зберігати. Чи служить електронний лист лише як «транспортний засіб» (раніше конверт), тобто ч. Електронні квитанції або рахунки-фактури надсилаються як вкладення електронної пошти; необхідно зберегти лише електронне вкладення, а не електронний лист.
Які електронні листи потрібно архівувати? Законодавчі норми архівування електронної пошти передбачають це Електронні листи, які містять комерційні та ділові листи або стосуються вашої податкової реєстрації, необхідно заархівувати.
Це стосується надійного архівування електронної пошти надіслані та отримані електронні листи, які еквівалентні комерційному чи діловому листу. Тому вміст має стосуватися ділових операцій та/або мати відношення до податків.
Усі без винятку компанії, самозайняті люди та фрілансери повинні архівувати документи, які повинні зберігатися перевірено, тобто в системах цифрового архіву..