Управління документацією забезпечує належне зберігання записів, доступ до них і безпечне керування ними. Він також забезпечує дотримання правових вимог і правил щодо зберігання, доступу та використання інформації.
Менеджери записів розробляють, впроваджують і адмініструють системи записів і відповідні інформаційні послуги для підтримки ефективного доступу, переміщення, оновлення, зберігання, утримання та видалення файлів та інших організаційних записів.
Системи бухгалтерського обліку є прикладами управління записами. Фінансові записи, включаючи рахунки-фактури клієнтів на дебіторську заборгованість, кредиторську заборгованість, надходження та виплату грошей, усі разом формують фінансовий звіт про прибутковість організації.
Переконується, що проекти Records відповідають цілям, плануючи всі етапи проекту; працює з відділами-користувачами та сторонніми агентствами для розробки цілей проекту та обсягу роботи; аналізує хід записів, рекомендує та координує коригувальні дії; оцінює тенденції, передбачає проблеми та звітує про …
Важливість управління записами полягає в тому, як воно контролює інформацію, яку було створено, отримано, збережено та знищено незалежно від формату документа. Іншими словами, управління записами є важливим, оскільки це гарантує збереження життєвих записів.
Що таке процес управління записами?
- Ідентифікація, класифікація та зберігання записів.
- Встановлення та впровадження політики, стандартів і інструкцій.
- Розподіл обов'язків і керівників.
- Підтримання зручності використання.
- Забезпечення внутрішнього та зовнішнього доступу.
- Інтеграція управління документацією в повсякденну роботу.