Подякуйте їм за те, що вони порушили проблему, і визнайте їх занепокоєння. Якщо репортер побачить, що ви сприймаєте його всерйоз, це може спонукати його наступного разу повідомити про це внутрішньо. Погані відповіді звинувачують людей і ігнорують збої в управлінні та системі.
Скажіть клієнту позитивно, конкретно, що ви вже зробили або що збираєтеся зробити. Дайте прямі відповіді на запитання та додайте корисні ресурси. Дайте клієнту зрозуміти, що ви поруч із ним, якщо це необхідно. Якщо це доречно, запропонуйте клієнту щось цінне.
Найкращі методи професійної відповіді на електронні листи
- Уважно прочитайте електронний лист, перш ніж відповісти. …
- Створення чіткої та лаконічної теми. …
- Використання ввічливого вітання та відповідного тону. …
- Включення відповідної інформації в тіло електронного листа. …
- Професійне завершення електронного листа.
Щоб створити загальний електронний лист із відповіддю, виконайте такі дії:
- Відповідайте швидко. …
- Почніть з привітання. …
- Відповідайте на запитання чи зауваження окремими рядками. …
- Попросіть підтвердження розуміння. …
- Додайте заключні зауваження та свій підпис.
Простий, "Я вдячний за вашу точку зору" або "Дякую, що знайшли час, щоб поділитися своїми думками" може мати велике значення – якщо після нього не йде "але…".
Мені шкода, що ви відчули потребу скаржитися….. Використовуйте це: я перепрошую за неналежну якість оновлення, яку мають забезпечити наші процеси… Мені шкода, що у вас були підстави скаржитися, але я хотів би подякувати вам за те, що звернули нашу увагу на ці питання.