Запитайте, як вони, і використовуйте їхнє ім'я, якщо вони його назвуть. Чітко поясніть свою проблему, але не витрачайте надто багато часу, тому що співробітникам колл-центру настійно рекомендується швидко реагувати на дзвінки. Було б розумно спробувати викликати співчуття та залучити їх на свій бік. Терпляче виконуйте вказівки, які вони вам дають.
Якщо автоматичне повідомлення просить вас набрати номер, натисніть «0» один або 20 разів. Ви також можете дочекатися дзвінка, який перенаправить вас до оператора. Якщо в повідомленні буде запропоновано говорити в мікрофон, скажіть «Я хотів би поговорити з особою» або «скарга». Якщо це не спрацює, бурмотіть, доки вас не відправить до служби підтримки клієнтів.
Якщо ви знаєте, хто є вашим представником, але не можете зв’язатися з ним за допомогою контактної форми, Секретар палати зберігає адреси та номери телефонів усіх членів палати та комітетів, або ви можете зателефонуйте (202) 224-3121 для оператора комутатора будинку США.
Ось кілька практичних порад, якими можна скористатися під час спілкування з клієнтами під час роботи в кол-центрі.
- Відповідайте швидко. …
- Уникайте звуків жування. …
- Представте свою компанію та себе. …
- Дотримуйтеся всіх необхідних сценаріїв. …
- Попросіть ідентифікаційну інформацію. …
- Захищайте особисту інформацію. …
- Визначте проблему. …
- Виголошуйте.
Прямий стиль спілкування
- Будьте короткими та швидко переходьте до суті.
- Зосередьтеся на фактах, а не на почуттях.
- Вирівняйте їхню швидку мову, прискоривши свою, якщо необхідно.
- Ставте запитання прямо.
- Не витрачайте час на довгі пояснення, занадто багато деталей або дотичних.